El mundo digital ha llegado como un auténtico huracán arrasando con todos los elementos tradicionales de la vida diaria de las personas. Uno de los síntomas más significativos es el abandono del uso del papel en el ámbito administrativo. La gestión electrónica de todos los procesos administrativos está sustituyendo poco a poco a la escritura a mano, la cual se sigue sosteniendo con vida por los últimos románticos de lo tradicional.De hecho, las librerías físicas siguen cerrando sus puertas aquí en España, aunque también están consiguiendo adaptarse a los nuevos hábitos de consumo de la sociedad enfocados al ámbito digital. Por este motivo, más allá del pensamiento general de la sociedad, que sigue implementando el uso de las nuevas tecnologías en los más jóvenes desde edades más tempranas, el papel sigue ofreciendo múltiples beneficios a la hora de realizar diversas tareas como puede ser la planificación de una reunión.
Ventajas de planificar una reunión en papel
Las reuniones de trabajo tienen como objetivo informar directamente al equipo de todo lo que está ocurriendo en la empresa, de los objetivos que se quieren llevar a cabo a corto plazo e incluso de aquellos problemas que hay que solventar de forma urgente. Por este motivo, planificar previamente una reunión se convierte en un aspecto de vital importancia para el éxito de cualquier compañía. Sin embargo, uno de los principales problemas que se encuentran aquellas personas encargadas de llevar a cabo estos encuentros es que los temas centrales no se encuentran bien definidos.
Investigaciones recientes han afirmado que la escritura a mano es una actividad que ejercita el cerebro y favorece, tanto la creatividad como el pensamiento crítico. Con estos beneficios previos, planificar una reunión en papel es una opción con notables beneficios. El papel reduce las distracciones con respecto a aquellas tareas que se realizan en el ámbito digital. Una agenda de papel no vibra cuando se recibe un mensaje de WhatsApp o una noticia de alguna alerta, ni permite navegar por diversas páginas que pueden desviar la atención de la tarea central de la reunión.
Además de limitarnos a realizar una única tarea, algo que genera una gran concentración en un aspecto tan importante como es planificar una reunión de trabajo, el papel también es más eficaz para aprender y recordar. Escribir a mano estimula la memoria y permite almacenar toda la información para garantizar una correcta explicación de cara a la reunión con el resto del equipo de la empresa. Finalmente, las agendas en papel se pueden llevar a cualquier parte, debido a su reducido tamaño, y permite apuntar todas las posibles ideas que tengamos en los momentos menos esperados de una forma rápida y simple. De hecho, en este artículo se puede comprobar la amplia variedad de beneficios para el trabajo que ofrece una agenda de papel.
Contras de planificar una reunión en papel
La principal dificultad que presenta el papel, especialmente con respecto a los medios digitales, es su fragilidad a la hora de perder la información. Una pequeña botella de agua es suficiente para acabar con todas las horas de planificación con los temas más importantes de una empresa. En este aspecto, la tecnología ofrece siempre un respaldo de la información, ya sea en el ordenador, smartphone o tablet, para conservar intacta esa información tan valiosa.
Otro de los problemas más recurrentes a la hora de utilizar el papel en este tipo de tareas es que se trata de un documento personal y difícilmente transferible, especialmente cuando se tratan de numerosas páginas y se debe enviar a un amplio numeroso de personas. El ámbito digital tiene la facilidad de poder compartir en tiempo real nuestra planificación con un solo clic a cualquier parte del mundo.
