¿Qué cantidad de documentos se utilizan al día en una empresa, despacho de abogados o departamento de recursos humanos? Seguramente, los responsables ya hayan perdido la cuenta. Pero, sin duda, la firma de contratos y documentos en papel es uno de los procesos más repetidos en cualquier sector o industria.
Los documentos en formato físico siguen siendo los más utilizados. No obstante, proporciona una sensación de seguridad falsa, ya que en múltiples ocasiones estos documentos se pueden estropear, perder o extraviar. A su vez, implica que se debe tener acceso a multitud de dispositivos como escáneres, impresoras o fotocopiadoras, por lo que los papeles pasan por muchas manos dentro de la oficina. Otro aspecto que cabe destacar es que la firma de contratos se vuelve un proceso lento, sobre todo cuando las partes no se encuentran físicamente en la misma oficina o localidad.
Estas dificultades que acabamos de mencionar animan a cada vez más compañías a recurrir a soluciones tecnológicas como la firma electrónica. La digitalización de la firma permite agilizar el proceso, sin renunciar a la seguridad y la legalidad.
La firma electrónica y su marco legal
Sin embargo, a pesar de sus múltiples ventajas, algunas personas no familiarizadas con las nuevas tecnologías dudan sobre su legalidad. Pero, en el caso de la firma electrónica, la Unión Europea estableció un marco legal común que regula esta herramienta digital facilitando las transacciones electrónicas entre particulares, empresas e instituciones públicas.
Reglamento eIDAS
En este sentido, el Parlamento Europeo elaboró el Reglamento (EU) Nº 910/2014 de 23 de julio de 2014 relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza, conocido como eIDAS. Desde hace casi 4 años, Europa cuenta con un marco jurídico para la firma electrónica que unifica las distintas legislaciones estatales y se adapta a los avances tecnológicos.
Todo ello ha motivado a muchas empresas y profesionales de diferentes ámbitos a utilizarla como un método legal para firmar contratos y documentos. Es necesario añadir que, además de las firmas electrónicas, el Reglamento eIDAS amplía su alcance estableciendo un marco jurídico común para los sellos electrónicos, los documentos electrónicos, los servicios de entrega electrónica certificada y los servicios certificados para la autenticación de sitios web.
Cómo utilizar la firma electrónica y sus ventajas
¿Qué ventajas ofrecen este tipo de servicios digitales? Los servicios de confianza permiten en la práctica que las empresas de cualquier sector incorporen soluciones tecnológicas a procesos cotidianos.
Por ejemplo, la tecnología de la firma electrónica facilitan el proceso de dar de alta a un nuevo cliente. De este modo, podrás verificar su identidad de forma rápida y sencilla. Por otro lado, también permiten la firma de documentos y contratos de los trabajadores de la compañía. Por ello, es un recurso muy útil para el departamento de recursos humanos.
En definitiva, el nuevo marco legal que ofrece seguridad jurídica ha logrado derribar las barreras legislativas entre los diferentes estados miembros y así maximizar el potencial de crecimiento del ecosistema digital de la Unión Europea. De hecho, cualquier industria o sector puede agilizar los procesos administrativos mediante la firma electrónica.
De esta manera, la digitalización de los procesos, permite a las empresas centrarse en la construcción de relaciones fluidas y de confianza con sus clientes potenciales y sus proveedores. Por este motivo, la firma digital, entre otros procesos y soluciones como los CRM para abogados, tiene una gran cantidad de ventajas para las empresas, permitiendo optimizar sus tiempos y sus recursos.
