Definición de Software de gestión documental de RRHH

Desirée Puchades

Todas las empresas tienen la necesidad de organizar toda su documentación, para lo cual se está haciendo obsoleto las copias en papel. La información de las empresas aumenta con el tiempo y la ley exige que se conserven estos documentos por un determinado tiempo. Para todas estas funciones se debe pensar en una solución como un software de gestión documental de RRHH, que ofrezca la información organizada y eficientemente. Trabajar con software de gestión documental de RRHH ayuda a almacenar, organizar y gestionar los documentos de la empresa. Estos documentos podrán ser ubicados por el usuario de forma muy sencilla.

¿Qué es un software de gestión documental de RRHH?

El software de gestión documental de RRHH es una solución para unir el control del personal con herramientas que gestionan la información y comunicación entre ellos. Dicho software almacena y permite consultar los datos de los empleados en cualquier momento. Con esto las actividades y procesos que se relacionan con recursos humanos se manejan de manera actualizada digitalmente. Estando centralizada toda la información en una ubicación única, es más fácil gestionar todo lo relacionado con el trabajador y recursos humanos.

En muchas ocasiones los software de control horario o de gestión del personal tienen una funcionalidad de gestor documental. El software de gestión documental de RRHH ayuda al departamento de recursos humanos a tener más transparencia. Como el programa se almacena en la nube, la información se puede consultar y gestionar por todos los trabajadores. Al contar con un software de gestión documental de RRHH o de control horario se alcanza una mejor organización en la empresa, lo que repercute en ahorro de tiempo y costos. Además permite centrarse en la estrategia de recursos humanos, mejorando la experiencia de los empleados. El software de gestión documental de RRHH simplifica la labor del día a día, sea una empresa pequeña o mediana o del sector que sea.

Un sistema de gestión documental en soporte impreso se hace obsoleto en pocos meses. Los documentos en papel tienden a dañarse, extraviarse, o se dificulta en determinado momento encontrar alguno que esté buscando cuando hay muchos archivados. La acumulación de papeles genera complicaciones y hace mal uso del espacio disponible en una oficina. El software de gestión documental de RRHH resuelve todos estos inconvenientes del anterior sistema, ya que, centraliza la información y ahorra el espacio. Los empleados verán un trato más fluido en lo que refiere a la gestión de sus documentos, haciendo más fácil y rápido el trabajo de los mismos.

¿Qué ventajas se obtienen de un software de gestión documental de RRHH?

Las ventajas de utilizar un software de gestión documental de RRHH son múltiples, de ellas podemos mencionar las siguientes:



  • La digitalización de los documentos, generando un ahorro en costos al minimizar el uso de papel, impresiones, fotocopias y archivos.
  • Reposición centralizada de todos los documentos, lo que evita archivar mal los documentos.
  • Evita la pérdida de documentos, al estar almacenados en el software de gestión documental de RRHH.
  • Eficiencia en la ejecución de los procesos, los documentos electrónicos se buscan con más facilidad, se evitan las duplicidades, los retrasos, entre otras fallas.
  • Optimización del tiempo, no se pierde tiempo buscando documentos.
  • Se controla la seguridad al asignar perfiles a los usuarios, de esta forma se evita que información importante termine en personas equivocadas.
  • Trabajo colaborativo, diferentes departamentos trabajan al mismo tiempo elaborando o modificando documentos.
  • Acceso a los documentos desde cualquier lugar. El software de gestión documental de RRHH está basado en la nube, permitiendo localización y acceso desde cualquier punto.
  • Cumplimiento de las normativas de seguridad.
  • Liberación de espacio físico del archivo, no será necesario ampliar el espacio disponible para el archivo.
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