Desirée Puchades

Al utilizar un gestor de ausencias y vacaciones en una empresa se evita el solapamiento de vacaciones dentro de los integrantes del grupo de trabajo. Además permite que el resto de los trabajadores tengan conocimiento de cual compañero se encuentra disfrutando de su periodo vacacional o quien presenta una ausencia. Sigue leyendo y profundiza en la definición de gestor de ausencias y vacaciones y conoce todos los beneficios que pueden reportar a tu empresa.

¿Qué es un gestor de ausencias y vacaciones?

Cuando hablamos de un gestor de ausencias, bajas y vacaciones hacemos referencia a una serie de programas o soluciones que facilitan la gestión de la asistencia laboral y simplifica el procedimiento de solicitudes y aprobaciones al departamento de recursos humanos. Esto le permite al equipo hacer los ajustes necesarios  en el trabajo para cubrir todas las áreas de la empresa que requieren atención y poder cubrirlas con eficiencia.

En definitiva, la definición de gestor de ausencias y vacaciones encaja con cualquier solución en la nube que permite ver rápidamente el trabajo realizado por cada empleado. También simplifica el proceso eficientemente reduciendo el trabajo de los miembros de recursos humanos de pasar los datos a un Excel y enviar cadenas de emails.

Dentro de las soluciones de control horario y de gestión de personal puedes encontrar la opción de ausencias y vacaciones y agilizar así las tareas que conlleva dicha gestión. Por lo tanto, además de computar el registro horario, puedes registrar las faltas injustificadas, las bajas laborales, los días de vacaciones y todo tipo de ausencias del equipo.

¿Por qué es importante implantar un gestor de ausencias y vacaciones?

Son muchas las ventajas de implantar un gestor de vacaciones y ausencias, una muy importante es que recursos humanos optimiza mejor su tiempo para atenderte.

Gestionar las vacaciones de cada trabajador puede ser una tarea muy complicada para el personal de recursos humanos. La gestión de calendarios laborales, ausencias justificadas y vacaciones puede resultar engorrosa. Por eso es recomendable el uso de un gestor de ausencias y vacaciones que te permita lo siguiente:

  1. Simplificar el proceso de solicitud y aprobación de vacaciones, eliminando las plantillas de Excel.
  2. Se pueden observar con un vistazo al estado de talento humano de la empresa los permisos y ausencias y conocer quién está de vacaciones y quién no.
  3. Tanto trabajadores remotos como los que están en la oficina pueden ver sus festivos, vacaciones y otras opciones.
  4. Se puede optimizar el tiempo que el departamento de talento humano dedica a esta actividad, eliminando el ingreso de datos manuales de ausencias y vacaciones.


  5. Garantiza transparencia, debido a que los trabajadores saben en todo momento qué días y permisos tienen disponibles.
  6. Queda reflejado el recuento de días trabajados, vacaciones y ausencias, de este modo no es necesario calcular días ni comprobar días libres restantes al empleado.
  7. Se garantiza la automatización de ciertos procesos y su planificación correcta, evitando sobrecargas en etapas del año con más picos de trabajo.
  8. Se evita que durante el periodo vacacional exista solapamiento.
  9. Se pueden dar a conocer con facilidad los festivos de la empresa y de la región.
  10. Puedes personalizar los permisos que requiere el trabajador para que ellos mismos los puedan solicitar desde el ordenador.
  11. Con una solución de gestión de ausencias puedes descargar la información en diferentes formatos para acceder desde cualquier dispositivo.

Errores frecuentes por no contar con un gestor de ausencias y vacaciones efectivo

Cuando la empresa no cuenta con un efectivo gestor de ausencias y vacaciones que le permita simplificar de manera automática los procesos puede cometer los siguientes errores:

  • Programar las vacaciones con una antelación muy excesiva, por querer anticiparse y dejar cerrada la organización del control de vacaciones se puede complicar el trabajo. Puede que deban ser modificados los días festivos marcados posteriormente sin que se hayan contemplado. También puedes obligar a los empleados a solicitar fechas que luego no encajan y luego tengan que cambiarlas.
  • Tareas duplicadas. Con el gestor de ausencias y vacaciones el responsable de recursos humanos comprueba directamente si el empleado coincide o no con otro trabajador del departamento. De este modo se evitan las tareas duplicadas.
  • Uso de herramientas obsoletas, como el uso de Excel para control de vacaciones. Con el gestor de ausencias y vacaciones todo esto se gestiona de manera automática.

Con una aplicación de un gestor de ausencias y vacaciones dentro de la empresa se puede calcular automáticamente las vacaciones de cada trabajador. El software permite calcular automáticamente cuantos días de vacaciones le restan por disfrutar al trabajador. Esto permite la optimización del tiempo del personal de recursos humanos.

  • ¿Te ha servido de ayuda?
  • No