Los contratos son fundamentales por dos motivos. Por un lado, un contrato formaliza, normalmente por escrito, un acuerdo con el que dos o varias partes asumen el compromiso de cumplir y respetar un conjunto de condiciones. Pero por otro lado, un contrato también el documento escrito que recoge dicho acuerdo y que deberá estar firmado por todas las partes implicadas.
Por eso, conservar los documentos de los contratos es tan importante, sobre todo en el mundo empresarial. Tanto grandes empresa, como Pymes o autónomos, realizan y firman una gran cantidad de papeles con acuerdos que deben controlar y saber gestionar, porque de ellos depende muchas veces su estabilidad económica.
Pero esta tarea no es tan fácil como parece, porque requiere de una inversión de tiempo del que no todos disponen. Así que muchos deciden delegar esta tarea en manos de terceros o llevarla a medias tintas, lo que puede acabar provocando problemas a la larga si se traspapela algún documento o se nos escapa alguna condición y la incumplimos.
Maneras de gestionar adecuadamente la documentación empresarial
Además de las consultoras que ofrecen servicios de control y gestión de documentos existen otras opciones, como los softwares de gestión documental. Un claro ejemplo de ello es el programa diseñado por Ctaimacae, una herramienta creada para facilitar precisamente esto: la coordinación de las actividades empresariales.
El objetivo del software de Ctaimacae es agilizar el proceso a las empresas y trabajadores autónomos y evitar que la documentación perjudique la productividad. Entre las múltiples ventajas que ofrece destacan:
- La capacidad para supervisar los contratos y los trabajadores implicados en la colaboración laboral
- El control de los elementos implicados en los procesos laborales como maquinaria o vehículos.
- Evitar la desorganización de papeles, su pérdida o su deterioro, ya que los aglutina y estructura todos juntos en una plataforma online. Esto además facilita su acceso desde cualquier lugar con conexión a Internet.
- Sirve para asegurarnos de que cumplimos (y cumplen) de forma adecuada los requisitos necesarios en todos los tipos de colaboraciones de trabajo.
- Hacer un seguimiento íntegro de toda la colaboración, desde el inicio hasta el final, incluido el cumplimiento de todos documentos necesarios, los requisitos de acceso y el uso las instalaciones donde se realizan los trabajos.
